Si ayer dábamos a conocer las pautas generales que debe tener un sistema tecnológico que permita gestionar eficazmente los recursos de un municipio, hoy queremos mostrar los módulos del sistema Smartfacilities de Iternova, desarrollados para tal fin.
Los módulos principales con los que puede llevarse una gestión que englobe las tareas fundamentales de los responsables municipales son:
- Inventario: Con este módulo se permite a los gestores crear un catálogo completo, organizado y actualizado de todos los elementos que los que se necesita llevar un control de su estado de conservación, de funcionamiento y cuál es su localización exacta, bien sea dentro de un edificio o su posición GPS si es un elemento exterior. Dentro del inventario, clasificados por categorías, pueden darse de alta en el sistema un gran conjunto de elementos que existen dentro de los inmuebles, espacios, áreas o infraestructuras gestionados por un ayuntamiento o que son utilizados por los operarios trabajadores:
- Mobiliario: Mesas, archivos, ascensores, sillas, ventanas o cualquier elemento de este tipo que podemos encontrar en un edificio.
- Equipos electrónicos y eléctricos
- Sistemas de seguridad y vigilancia
- Mobiliario urbano: Vallas, farolas, semáforos, bocas de riego, bancos, señales, carteles, papeleras…
- Etcétera.
- Inspecciones: Para mantener actualizado el inventario y poder conocer en todo momento en qué estado de conservación se encuentra cada uno de los elementos dados de alta en él, el módulo de inspecciones permite definir y controlar una agenda de inspecciones con la que los responsables pueden establecer la frecuencia con la que los operarios revisen los elementos del inventario señalados para verificar que se encuentran en un estado de conservación adecuado y cumplen su labor.
- Las inspecciones son trabajos que realizan los operarios municipales quienes, desplazados a los lugares en los que se encuentra cada elemento, realizan una evaluación visual o mediante equipos específicos del estado en el que se encuentra el elemento en cuestión para posteriormente actualizar esa información en el sistema y así conseguir que el inventario permita siempre saber el estado real de las cosas.
- La agenda de inspecciones permite llevar el control de la realización de esas inspecciones, establecer plazos, saber cuándo se inician y cuándo se terminan y qué operarios han sido designados.
- Mediante indicadores gráficos los responsables pueden conocer el grado de cumplimiento que se está llevando sobre las tareas de inspección que están programadas.
- Agenda de Control: En cualquiera de las instalaciones, espacios o elementos que estén gestionados por el municipio pueden surgir problemas de funcionamiento, roturas, desgastes o simplemente pueden necesitar trabajos de mantenimiento rutinarios. Para llevar el control de todos estos trabajos, planificarlos y seguir sus evoluciones de manera cómoda el sistema dispone de la Agenda de Control.
- Gracias a la agenda se pueden programar mantenimientos rutinarios sobre cualquier infraestructura o elemento gestionado. Además se pueden dar de alta incidencias ocurridas con cualquier elemento que requiera trabajos de mantenimiento.
- Se puede llevar el control del tiempo, materiales y personal empleado en cada tarea de mantenimiento o reparación. Permite crear partes de trabajo de cada una de las tareas.
- Con ello se pueden establecer los costes económicos que han supuesto los trabajos realizados.
- Además, gracias a los indicadores, los gestores pueden conocer si se cumplen los plazos especificados para la realización de cada tarea.
- Control de turnos: El módulo de Control de Turnos permite la configuración y la gestión de los horarios de los distintos turnos que pueden darse de alta en el sistema para ser asignados a los operarios municipales. Con esta herramienta se puede llevar el control del personal disponible para cada tarea y asignar las personas adecuadas a cualquiera de las tareas de la Agenda de Control o de Inspecciones.
- Además también se permite definir turnos para los elementos del inventario como maquinaria y herramientas, de manera que los responsables siempre puedan controlar la disponibilidad de equipos y herramientas a sus operarios.
- El control de turnos permite establecer los días festivos y los días laborables de la semana.
- Gestión de espacios: El módulo de gestión de espacios permite configurar y gestionar las diferentes secciones en las que se puede dividir un edificio, un infraestructura o un espacio abierto. Esto permite tener definido en el sistema cualquier estancia, área o recinto del cual deseamos establecer descripciones y utilidades.
- Gracias a este módulo se pueden ubicar y localizar exactamente los trabajos realizados en cualquiera de ellos, bien sean de la agenda de tareas de mantenimiento (incidencias) o de las inspecciones.
- Teniendo todos los espacios definidos se puede dotar a los elementos del inventario de una ubicación concreta para así saber en todo momento donde se encuentra por ejemplo:
- Una boca de riego en una zona ajardinada
- Un banco de una calle
- Una mesa dentro de un edificio
- Un monitor en una sala determinada
- Se pueden definir distintos espacios funcionales dependiendo del uso que se da a cada uno y tenerlos geolocalizados con posibilidad de mostrarlos en un mapa:
- Servicios
- Salas de proyección
- Zona deportiva
- Gestor ITS
- Sistema que permite la visualización y control de los diferentes dispositivos ITS (cámaras de vigilancia, GPS), o sensores implantados por la ciudad.
- Gestor documental: El módulo permite organizar de manera rápida y accesible todo tipo de documentos, ya sean contratos, normas, manuales técnicos o cualquier categoría que el usuario desee crear. Permite el acceso organizado según distintos criterios a los documentos almacenados: Por tipo de documento, por fecha, por descripción, por autor, por palabras clave, por tipo de usuario
- Se pueden registrar nuevos documentos, editar los existentes y descargarlos en formato PDF.
- Sistema móvil: Permite la introducción de las descripciones de las tareas realizadas por los operarios in-situ, de mantenimiento o de inspección de instalaciones.
- La aplicación móvil señala a cada operario las tareas que tiene asignadas y sobre los elementos concretos que debe operar y la localización exacta de los mismos.
- Los operarios pueden rellenar los partes de trabajo desde el mismo lugar desde donde están realizando la acción.
- Permite la toma de fotografías para adjuntar en los partes de trabajo.